Legfontosabb tudnivalók a társasházi kamerás adatkezelésről

Ha a társasházakban üzemelő kamerákkal kapcsolatos adatkezelési szabályokról szeretnél bővebben tájékozódni, akkor nem hagyatkozhatsz kizárólag a GDPR rendelkezéseire.

A kamerák létesítésére és üzemeltetésére vonatkozó alapvető szabályokat a Társasházi törvény tartalmazza. Elsőként nézzük meg ezeket a szabályokat.

• A kamerarendszer zárt rendszerű, műszaki megoldással kiépített elektronikus megfigyelő rendszer lehet.
  
• A kamerarendszer létesítéséről és üzemeltetéséről a társasházi közgyűlés az összes tulajdoni hányad szerinti legalább kétharmados többségével rendelkező tulajdonostársak igenlő szavazatával dönthet.
  
• Amennyiben a társasházi közgyűlés érvényesen úgy dönt, hogy kamerarendszert létesítés és üzemeltet, akkor ezzel egyidejűleg módosítania kell a Szervezeti és Működési Szabályzatot is, ebben meg kell határozni az adatkezelésre vonatkozó valamennyi szabályt. 
• Például azt, hogy a felvételeket hány napig kell megőrizni, milyen feltételekkel lehet a felvételeket megismerni, milyen technikai eszközökkel történik a felismerhetetlenné tétel a felvételeken stb.
  
• A felvételek megismeréséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a rögzített felvétel azonosításához szükséges adatokat, az annak megismerésére jogosult személy nevét, továbbá az adatok megismerésének okát és idejét.
• A Társasház tisztségviselői (pl. közös képviselő, számvizsgáló bizottság tagjai stb.) nem üzemeltethetik a kamerarendszert. Az üzemeltetésre külön szerződést kell kötni  a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló törvényben meghatározott személlyel, szervezettel. A szerződést a Társasház képviseletében a közös képviselő köti meg.
  
• A Társasház lesz az adatkezelő, az üzemeltetést végző személy/szervezet pedig az adatfeldolgozó. Ebből következően az üzemeltetési szerződésben az adatfeldolgozói tevékenység részletszabályait is meg kell határozni.

• Társasházban kamerát kizárólag a közös tulajdonban álló épületrészek, helyiségek és területek megfigyelésére lehet alkalmazni. A kamerarendszer nem irányulhat a külön tulajdonban álló lakás vagy nem lakás céljára szolgáló helyiség bejáratára vagy más nyílászárójára akkor sem, ha az a közös tulajdonban álló épületen, épületrészen vagy területen van elhelyezve. Ilyen például a közös tulajdonban és használatban álló folyosóról nyíló ajtó, ablak.

• A kamerarendszer nem helyezhető el továbbá a közös tulajdonban és a tulajdonostársak közös használatában álló olyan helyiségben sem, amelyben a megfigyelés – a helyiség rendeltetéséből fakadóan – az emberi méltóságot sértheti (például öltöző, illemhely).
• A kamerarendszerrel felszerelt épületbe, épületrészbe és a kamerák által megfigyelt területre belépni, ott tartózkodni szándékozó személyeket tájékoztatni kell a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások alapján szükséges információkról, így különösen a kamerarendszer alkalmazásának tényéről, az érintetteket megillető jogokról, az üzemeltető személyéről és elérhetőségeiről.

Mielőtt azonban a társasházi közgyűlés úgy döntene, hogy kamerarendszert létesít és üzemeltet, meg kell vizsgálni a GDPR-ban foglalt követelményeket.

Társasházban kamerarendszer a GDPR 5. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti célhoz kötött adatkezelés elve alapján valamely jogszerű célból akkor alkalmazható, ha az adott cél más módszerrel nem érhető el, továbbá ahhoz a technikai eszköz alkalmazása elengedhetetlenül szükséges mértékű, és az információs önrendelkezési jog aránytalan korlátozásával nem jár.

Másrészt vizsgálni kell , hogy adatvédelmi hatásvizsgálatot kell-e végezni. Az adatvédelmi hatásvizsgálatról bővebben  itt olvashatsz. A hatásvizsgálat a kamerás adatkezelés kockázatainak számbavételére és a kockázatok csökkentésére szolgál. A hatásvizsgálatot még az adatkezelés megkezdése előtt kell elvégezni. Nem egyszerű lepapírozásról van, ezért körültekintően kell eljárni, írásban dokumentálva.

Az adatkezelés jogalapja

A kamerás adatkezelés jogalapja a társasház és a tulajdonosok, a társasház területén tartózkodók törvényes jogos érdeke lehet. A jogos érdeket konkréten meg kell határozni, körül kell írni. A jogos érdek nem lehet feltételes, jövőbeli vagy esetleges.

A kamerarendszer létesítéséről való döntést megelőzően egy ún. érdekmérlegelési tesztet kell végezni, amiben vizsgálni kell, hogy létezik-e egyéb olyan eszköz, eljárás, amivel hatékonyan kiváltható a kamerarendszer. Az érdekmérlegelési tesztről bővebben itt olvashatsz. Az érdekmérlegelés az adatkezelés jogalapjával van szoros összefüggésben

A GDPR azt várja el az adatkezelőktől, hogy az adatkezelést szorítsák a lehető legszükségesebb szintre, ezért olyan alternatív megoldásokra kell törekedni, ami a legkevesebb személyes adat kezeléssel jár. Ilyen lehet például álkamera felszerelése, az álkamera nem végez semmilyen adatkezelést, erre a GDPR szabályait nem kell alkalmazni.

Ha személy és vagyonvédelem az az indok, amire hivatkozással a tulajdonosok kamerarendszert szeretnének létesíteni a társasházban (jogos érdek), akkor tudni kell igazolni, hogy a környéken vagy magában a társasházban milyen gyakorisággal és milyen súlyosságú incidensek történtek, azok milyen személyi és vagyoni károkat okoztak és ezek olyan mértékűek, hogy a kamerarendszer lehet a megfelelő eszköz  a cél eléréséhez.

Az, hogy az esetleges jövőbeli személy és vagyon elleni bűncselekmények, károkozások megelőzése érdekében kerül sor kamerarendszer létesítésre, önmagában nem lesz elegendő indok. Érdemes írásban összegyűjteni a korábbi eseteket, azok körülményeit (mikor, hol történt) az esetleges nyomozás eredményét, az okozott kárt stb. A lényeg, hogy kellően igazolt legyen a kamerarendszer szükségessége és arányossága.

Nem szabad elfelejteni a megfelelő tájékoztatást sem, ezt a Társasházi törvény is előírja, de a GDPR-ban foglaltak szerint kell teljesíteni  a kötelezettséget.

Már az épületbe történő belépést megelőzően figyelmeztető táblát kell kihelyezni. A táblán a legfontosabb információkat fel is kell tüntetni (adatkezelő, adatfeldolgozó, elérhetőségek, érintettek jogai stb.).

Az Európai Adatvédelmi Testület ezzel kapcsolatban kiadott egy ajánlást, amit nem kötelező alkalmazni, de jó gyakorlat lehet. Az alábbi tájékoztató tábla alkalmazásával a Társasház megfelel az adatvédelmi követelményeknek.

A részletes tájékoztatót pedig a lépcsőházban jól látható helyen ki kell függeszteni.

Vagyis kamerarendszer létesítése és üzemeltetése esetén többszintű tájékoztatást kell alkalmazni. Az első szint maga a bejáratnál elhelyezett tájékoztató tábla, az alapvető információkkal, a második szint a részletes tájékoztató.

A tájékoztató táblát úgy kell kihelyezni, hogy az érintett a megfigyelt területre való belépés előtt könnyen felismerhesse a megfigyelés körülményeit (megközelítőleg szemmagasságban). Nem szükséges közölni a kamera helyét, amennyiben nincs kétség azzal kapcsolatosan, mely területek állnak megfigyelés alatt, és a megfigyelés körülményeit egyértelműen tisztázzák. Ha viszont nem egyértelmű, hogy hol vannak felszerelve a kamerák, akkor azok helyéről is tájékoztatást kell adni.

Fontos tisztázni az adattárolás időtartamát.

A kamerarendszer lehet élőképes vagy rögzítő módban. 

Amennyiben a kamerarendszer csak élőképet közvetít, akkor értelemszerűen adattárolásra nem kerül sor a továbbiakban.

Ha a kamerarendszer rögzíti a felvételt. akkor meg kell határozni a felvétel megőrzési idejét. Általában véve a videokamerás megfigyelés jogszerű céljai közül gyakran fordul elő a vagyonvédelem és a bizonyítékmegőrzés. A keletkezett károk rendszerint egy vagy két napon belül felismerhetők, tehát 24-48 óra megőrzési idő elegendő lehet. 

Minél hosszabb a megőrzési idő, az adatkezelő Társasháznak annál több érvvel kell alátámasztani a cél jogszerűségét és az adattárolás szükségességét.

Az adatkezelő Társasháznak technikai és szervezési intézkedéseket kell hoznia, hogy az adatkezelés során gondoskodjon az összes adatvédelmi elv tiszteletben tartásáról.

Ide tartozik különösen a fizikai és szoftveres biztonság garantálása, az adatokhoz való hozzáférés rendje, a felismerhetetlenné tételre alkalmazott technikai megoldások (kitakarás, maszkolás, kockázás stb.), az egyes hibák, adatvédelmi incidensek kezelése.

Körültekintően kell eljárni a kamerarendszert üzemeltető szervezet kiválasztása során is.

Az adatkezelő Társasházat az adatkezelés teljes folyamata alatt felelősség terheli, kezdve az üzemeltető adatfeldolgozó kiválasztásától, az adatfeldolgozó rendszeres ellenőrzésén keresztül a megfelelő utasítások megadásáig.