Hogyan lesz szabályos az e-mail listád?

Az előző cikkemben összefoglaltam, hogy mire kell figyelni a feliratkozások és hírlevél küldések során.

Ebben a cikkben folytatom a sort és az e-mail listáról fogok kicsit részletesebben írni, azon belül is az általad gyűjtött e-mail címekből álló listáról, amit reklám tartalmú hírlevél küldés céljából kezelsz.

A harmadik személytől vásárolt, megszerzett e-mail listáról később lesz szó.

Azt már korábban megbeszéltük, hogy a hírlevelek 99%-a valójában gazdasági reklám. Természetes személyt célzó reklámot természetes személynek pedig csak előzetes, kifejezett, önkéntes és egyértelmű hozzájárulás alapján lehet küldeni.

A hozzájárulás érvényességének további feltétele, hogy a feliratkozó a nevét megadja. Név hiányában a feliratkozás egyszerűen érvénytelen. Erről bővebben itt olvashatsz.

Most nézzük az e-mail listát. Mire kell figyelni, hogyan kell kezelni, mit és mikor kell törölni.

1.· Lépés: Osztályozás

Menj végig az e-mail címeken és osztályozd őket, két kategóriát kell felállítani:

• természetes személyhez tartozik, vagy
• céges e-mail cím;

Az esetek nagy részében egyértelműen megállapítható, hogy melyik kategóriába tartozik az e-mail cím.

Például a keresztnev56@gmail.com e-mail címről nem nehéz megállapítani, hogy természetes személyhez tartozik, de a vezeteknevkeresztnev@freemail.hu is egyértelmű.

Az info@veteknevkeresztnev.hu vagy info@vezeteknev.hu esetében szintén természetes személy címzettről beszélünk.

Ha viszont például abcdkft@gmail.com –ot látsz egyértelmű, hogy céges e-mail címről van szó. De ugyanígy az info@cegnev.hu vagy az iroda@cegnev.hu.

Mi a helyzet akkor, ha az e-mail cím vezeteknevkeresztnev@cegnev.hu?

Ilyen esetben azt kell megvizsgálni, hogy milyen terméket vagy szolgáltatást kínálsz a hírlevélben, vagyis milyen ajánlatról van szó.

• Céges ajánlat (irodaszerek, gépek, szoftverek, céges oktatás, tréningek stb.) vagy magánszemélynek szóló ajánlat (nyári nyaralás, utazás, szállás, egészségügyi termékek, személyes tanácsadás, mentorálás stb.)

Ha céges ajánlatról van szó, akkor az e-mail cím mellé a céges megjelölést kell tenni, amennyiben magánszemélynek szól az ajánlat, akkor pedig természetes személyhez tartozik.

2.· Lépés: Eredetvizsgálat

Miután elvégezted az osztályozást, a továbbiakban csak a természetes személyekhez tartozó e-mail címekkel kell tovább dolgoznod.

A 2. lépésben az kell megállapítani, hogy honnan van meg neked az e-mail cím, mi az eredete, mi volt a forrás.

Ilyen forrás lehet például

• a weboldalad által használt feliratkozási pop-up (hírlevélküldő rendszerből),
• szerződéskötéskor a természetes személy által papír alapon adott előzetes hozzájárulás,
• a természetes személy közösségi felületein általa közzétett e-mail cím,
• apróhirdetésből szerzett,
• internetes fórumon közzétett,
• internetes keresőből szerzett.

Jegyezd meg, hogy TILOS a természetes személyek e-mail címeit nyilvánosan hozzáférhető helyeken, honlapokon, internetes fórumokon, apróhirdetésekben stb. kigyűjteni.

Az, hogy a természetes személy ezeken a felületeken nyilvánossá teszi az e-mail címét, ezt nem jelenti azt, hogy egyben előzetesen hozzájárult a gazdasági reklám küldéshez.

Amennyiben az így megszerzett e-mail címre gazdasági reklám tartalmú hírlevelet küldesz, azzal megsérted a Reklám törvényt és a GDPR rendelkezéseit is.

Mi következik ebből?

Az, hogy az így megszerzett e-mail címeket törölni kell az e-mail listáról.

Ha ezt nem teszed meg, akkor fenntartod a törvénysértő állapotot és számíthatsz arra, hogy előbb vagy utóbb valaki kéretlen üzenet címén bejelentést tesz majd az NMHH-nál, de lehet, hogy a NAIH-nál is. Ez esetben kétszeres eljárás alá is kerülhetsz.

Az NMHH előtti eljárás megindítására 3 év áll rendelkezésre, amit a jogsértéstől kell számítani. Ha viszont a jogsértés folyamatos, tehát te folyamatosan küldözgeted a szabálytalanul megszerzett magánszemélyes e-mail címre a reklám tartalmú hírlevelet, akkor a 3 év onnan indul, amikor utoljára küldtél ilyen hírlevelet.

Ha azt látod, hogy az e-mail cím nem a hírlevél küldő rendszeredből származik és papír alapon adott előzetes hozzájárulás sincs, akkor ajánlatos törölni az adott e-mail címet a listáról.

3.· Lépés: A név meglétének ellenőrzése

Ebben a lépésben már csak azokkal a természetes személyekhez kapcsolódó e-mail címekkel kell foglalkoznod, amelyek a 2. lépés elvégzését követően fennmaradtak.

Ellenőrizd, hogy az így megmaradt e-mail cím mellett az ahhoz tartozó név is rendelkezésre áll-e a listában.

Törölj minden olyan e-mail címet, ahol nincs név az e-mail cím mellett, hiszen a feliratkozás érvénytelen volt már eredetileg is.

4.· Lépés: A születési hely és születési idő ellenőrzése

Ezt a lépést csak akkor kell elvégezned, ha olyan tartalmú reklám hírlevelet küldesz, ami korhatárhoz kötött.

Ha ez a feltétel teljesül, de az e-mail cím és a név mellett nem szerepel a születési hely és a születési idő a listában, akkor törölni kell a sort a listából, hiszen a feliratkozás már eredetileg sem volt érvényes.

A szabályos e-mail lista mellett, nagyon fontos, hogy a feliratkoztatási gyakorlatod is szabályos legyen, ugyanis hiába van rendben a lista, ha rossz az adatkezelési tájékoztatód, vagy a weboldalon alkalmazott feliratkozási ablak tartalmával vannak problémák, akkor is érvénytelen lesz a feliratkozás.

Ha kíváncsi vagy rá mire kell figyelni a gyakorlatban, itt részletesen olvashatsz.